Podmínky ochrany osobních údajů

Zásady zpracování osobních údajů klientů v MimiConcept, s.r.o. (dále též „Zásady“)

Krakovská 583/9, 110 00 Praha 1 - Nové Město IČO: 04740408 DIČ: CZ04740408

 

Vážená klientko, vážený kliente,

dovolte nám Vás informovat o tom, jak v MimiConcept, s.r.o. (dále též jako „my“ nebo „naše společnost“) v souvislosti s nabízením, sjednáváním, poskytováním a správou MimiConcept produktů a služeb zpracováváme Vaše osobní údaje. Smyslem Zásad je poskytnout Vám informace zejména o tom, jaké osobní údaje shromažďujeme, jak s nimi nakládáme, z jakých zdrojů je získáváme, k jakým účelům je využíváme, komu je smíme poskytnout, kde můžete získat informace o Vašich osobních údajích, které zpracováváme, a jaká jsou Vaše individuální práva v oblasti ochrany osobních údajů, a to zejména v souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“).

Seznamte se proto, prosím, s obsahem těchto Zásad. Vaše písemné dotazy zodpovíme na e-mailové adrese info@mimiconcept.cz

1. Obecné informace

Naše společnost má řadu zákonných povinností týkajících se zpracování osobních údajů klientů, které musíme dodržovat zejména s ohledem na plnění smluvních povinností, bezpečnost užívání našich produktů nebo výkon veřejné moci. V tomto ohledu bychom Vám bez poskytnutí Vašich osobních údajů své produkty a služby nemohli vůbec poskytnout. Osobní údaje klientů zpracováváme též nad rámec zákonných povinností, a to pro účely péče o Vás a naše ostatní klienty, abychom si pro vybrané služby ověřili Vaši důvěryhodnost a/nebo platební morálku a mohli Vás oslovovat s cílenou nabídkou produktů a služeb. K tomu potřebujeme získat Váš souhlas. Pokud svůj souhlas v těchto případech neudělíte, mohou být námi poskytované produkty či služby omezeny či jinak upraveny v závislosti na rozsahu údajů,

které budeme oprávněni zpracovávat. O rozsahu omezení či úprav každého klienta informujeme.

Není-li výslovně uvedeno jinak, týkají se veškeré zde uvedené informace též zpracování osobních údajů potenciálních klientů, tj. osob, se kterými jsme doposud nenavázali smluvní vztah, ale jsme s nimi již v kontaktu, či klientů bývalých. Informace zde uvedené se v přiměřeném rozsahu uplatní též na zpracování osobních údajů dalších osob, ohledně kterých má naše společnost určité povinnosti nebo s kterými je naše společnost přímo ve styku, ačkoliv s nimi nemáme smluvní vztah (např. zástupci a kontaktní osoby právnických osob).

1.1. Zásady zpracování osobních údajů

Při zpracování Vašich osobních údajů ctíme a respektujeme standardy ochrany osobních údajů a dodržujeme zejména následující zásady:

(a) Vaše osobní údaje vždy zpracováváme pro jasně a srozumitelně stanovený účel, stanovenými prostředky, stanoveným způsobem, a pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování; zpracováváme pouze přesné osobní údaje klientů a máme zajištěno, že jejich zpracování odpovídá stanoveným účelům a je nezbytné pro naplnění těchto účelů;

(b) Vaše osobní údaje chráníme a zpracováváme způsobem, který zajišťuje nejvyšší možnou bezpečnost těchto údajů a který zabraňuje jakémukoliv neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům klientů, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití;

(c) vždy Vás srozumitelně informujeme o zpracování Vašich osobních údajů a o Vašich nárocích na přesné a úplné informace o okolnostech tohoto zpracování, jakož i o Vašich dalších souvisejících právech;

(d) v naší společnosti dodržujeme odpovídající technická a organizační opatření, aby byla zajištěna úroveň zabezpečení odpovídající všem možným rizikům; veškeré osoby, které přicházejí do styku s osobními údaji klientů, mají povinnost dodržovat mlčenlivost o informacích získaných v souvislosti se zpracováváním těchto údajů.

2. Informace o zpracování osobních údajů

2.1. Informace o správci

Správcem Vašich osobních údajů je naše společnost: MimiConcept, s.r.o. se sídlem Krakovská 583/9, Praha 1, PSČ 11000 IČO 04740408, společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, spisová značka C 252826.

2.2. Účely zpracovávání a právní základ pro zpracování

2.2.1. Zpracování osobních údajů bez Vašeho souhlasu

Jde zpravidla o situace, kdy jste nám povinni předat určité osobní údaje jako podmínku toho, abychom Vám mohli poskytnout svůj produkt nebo službu, případně kdy jsme oprávněni zpracovávat Vaše osobní údaje získané jiným způsobem. Vaše osobní údaje jsme oprávněni ze zákona zpracovávat bez Vašeho souhlasu pro následující účely dodržení našich právních povinností, zejména

(a) plnění zákonných povinností;

(i) plnění oznamovacích povinností vůči orgánům veřejné moci;

(ii) splnění povinností při identifikaci a kontrole klienta dle zákona o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu;

(iii) splnění archivačních povinností;

(b) uzavření nebo plnění smlouvy s Vámi;

(c) ochrana práv a právem chráněných zájmů, zejména pro řešení veškeré sporné agendy, zejména pro účely vedení soudních či jiných sporů.

2.2.2. Zpracování osobních údajů s Vaším souhlasem

Jde zpravidla o situace, kdy dobrovolně souhlasíte s tím, abychom zpracovávali Vámi poskytnuté, nebo jinak získané, osobní údaje. Pokud souhlas neposkytnete, může to být důvodem, že naše společnost nebude schopna poskytnout některé produkty či služby, nebo bude nucena odůvodněným způsobem upravit dostupnost, rozsah či podmínky poskytovaných produktů a služeb.

Na základě Vašeho souhlasu zpracovává naše společnost Vaše osobní údaje pro následující účely:

(a) péče o klienty Jde o aktivity, které nepředstavují plnění smlouvy či jiný zákonný rámec zpracování osobních údajů a které zahrnují následující činnosti: (i) výzkumy trhu; (ii) monitoring chování klientů na webových stránkách naší společnosti v souvislosti s nabízenými službami (tento účel se tedy netýká pouhého získání informací o chování uživatelů navštěvujících webové stránky naší společnosti prostřednictvím cookies, které je popsáno níže v článku o Elektronických komunikačních prostředcích a mobilních aplikacích);

(b) nabízení produktů a služeb Jde zejména o šíření informací, nabízení produktů a služeb naší společnosti a dalších osob včetně nabídky produktů a služeb, které jsou konkrétně zaměřeny na individuální klienty, a to různými kanály, například poštou, elektronickými prostředky (včetně elektronické pošty a zpráv zaslaných na mobilní zařízení prostřednictvím telefonního čísla),telefonickým hovorem čí prostřednictvím webových stránek. Více podrobností o předávání je uvedeno dále v těchto Zásadách.

2.3. Rozsah zpracovávaných osobních údajů klientů

Naše společnost zpracovává Vaše osobní údaje v rozsahu nezbytném pro naplnění výše uvedených účelů. Zpracováváme kontaktní a identifikační údaje, údaje vypovídající o bonitě, důvěryhodnosti a platební morálce, popisné a jiné údaje a v nezbytném a oprávněném rozsahu rovněž údaje o jiných osobách. Bližší informace o rozsahu zpracovávaných osobních údajů klientů jsou uvedeny v příloze č. 1 těchto Zásad.

Naše společnost zpracovává také:

Záznam komunikace – naše společnost monitoruje a zaznamenává vybranou komunikaci s klienty, zejména telefonické hovory, prostřednictvím nezávislého poskytovatele služeb call centra. V případě pořizování záznamů Vás na to vždy předem upozorníme. Obsah této komunikace je důvěrný a využíváme jej pro účely dodržování právních povinností, uzavření a plnění smlouvy, ochrany práv a právem chráněných zájmů a, s Vaším souhlasem, pro účely péče o klienty.

2.4. Způsob zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracovávají především zaměstnanci naší společnosti a v potřebném rozsahu také třetí osoby (naši expediční partneři). Před jakýmkoliv předáním Vašich osobních údajů třetí osobě vždy s touto osobou uzavřeme písemnou smlouvu, která obsahuje stejné záruky pro zpracování osobních údajů, jaké v souladu se svými zákonnými povinnostmi dodržuje sama naše společnost, nebo ověřujeme jejich soulad s GDPR a příslušnými právními předpisy pro oblast ochrany osobních údajů.

2.5. Příjemci osobních údajů

Vaše osobní údaje jsou zpřístupněny zejména zaměstnancům naší společnosti v souvislosti s plněním jejich pracovních povinností, při kterých je nutné nakládat s osobními údaji klientů, pouze však v rozsahu, který je v tom kterém případě nezbytný a při dodržení veškerých bezpečnostních opatření.

Vedle toho mohou být Vaše osobní údaje předávány třetím osobám, které se podílejí na zpracování osobních údajů klientů naší společnosti, případně jim tyto osobní údaje mohou být zpřístupněny z jiného důvodu v souladu se zákonem, zejména v oblasti:

· provádění a zajištění přepravy produktů;

· platnosti mezinárodních záruk na produkty;

· finančních, procesních služeb a auditů (platební brány, banky, účetní služby);

· certifikačních služeb, IT služeb a technologií (marketing, e-mailingové služby atd.);

· případně další, pokud se na nich domluvíme.

 

V souladu s příslušnými právními předpisy je naše společnost oprávněna nebo přímo, bez Vašeho souhlasu, povinna předávat Vaše osobní údaje:

· příslušným orgánům státní správy, soudům a orgánům činným v trestním řízení za účelem plnění jejich povinností a pro účely výkonu rozhodnutí;

· poskytovatelům platebních služeb, pokud je to nezbytné z důvodu předcházení podvodům v oblasti platebního styku, jejich vyšetřování nebo odhalování;

· poskytovatelům spotřebitelských a jiných úvěrů, pro účely plnění smlouvy;

· poskytovatelům pojištění a zajištění, pro účely plnění smlouvy;

· dalším osobám v rozsahu stanoveném právními předpisy, například třetím osobám pro účely vymáhání našich pohledávek za klienty.

 

2.6. Doba zpracování osobních údajů

Osobní údaje klientů zpracovává naše společnost pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování. Průběžně posuzujeme, jestli nadále trvá potřeba zpracovávat určité osobní údaje potřebné pro určitý účel. Pokud zjistíme, že již nejsou potřebné pro žádný z účelů, pro které byly zpracovávány, údaje zlikvidujeme. Interně jsme však již ve vztahu k určitým účelům zpracování osobních údajů vyhodnotili obvyklou dobu využitelnosti osobních údajů, při jejímž uplynutí zvlášť pečlivě posuzujeme potřebu zpracovávat příslušné osobní údaje pro daný účel:(a) poskytnutí plnění na základě smlouvy – osobní údaje zpracováváme po dobu nezbytnou pro plnění smlouvy a dále po dobu běhu promlčecích lhůt; (b) vedení zákaznického účtu – osobní údaje zpracováváme od registrace až do odstranění účtu zákazníkem nebo do odstranění účtu naší společností z důvodu neaktivity zákazníka (nejdříve po 2 letech od posledního přihlášení zákazníka do zákaznického účtu); (c) účetní a daňové účely a plnění archivační povinnosti – osobní údaje zpracováváme po dobu 10 let, ledaže právní předpisy stanoví lhůtu delší; (d) zasílání obchodních sdělení za účely marketingovými a reklamními (newsletter a nabídky na základě souhlasu) – osobní údaje zpracováváme po dobu nezbytně dlouhou a přiměřenou, nejdéle do odvolání Vašeho souhlasu; (e) zasílání nevyžádaných obchodních sdělení (newsletter a nabídky pro stávající zákazníky) – osobní údaje zpracováváme po dobu nezbytně dlouhou a přiměřenou; (f) zodpovězení dotazů osob, které nás kontaktují – osobní údaje zpracováváme po dobu nezbytně dlouhou a přiměřenou (zejména pro zodpovězení dotazu); (g) péče o klienty – osobní údaje zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu s klientem a dále po dobu nezbytně dlouhou a přiměřenou, vždy však nejdéle po dobu 10 let.

2.7. Právo odvolat souhlas

V těchto Zásadách jsme se pokusili vysvětlit, proč Vaše osobní údaje potřebujeme a že je pro některé účely smíme zpracovávat jen s Vaším

souhlasem. Souhlas se zpracováním svých osobních údajů nejste naší společnosti povinni udělit a zároveň jste oprávněni tento svůj souhlas odvolat. Připomínáme zde, že některé osobní údaje jsme oprávněni zpracovávat k určitým účelům také bez Vašeho souhlasu. Pokud v takovém případě odvoláte svůj souhlas, ukončíme zpracování příslušných osobních údajů k účelům vyžadujícím příslušný souhlas, avšak můžeme být oprávněni, nebo dokonce povinni, tytéž osobní údaje nadále zpracovávat k účelům jiným.

Pokud neudělíte nebo odvoláte svůj souhlas, můžeme: (a) odpovídajícím způsobem upravit dostupnost, rozsah či podmínky svých produktů či služeb, nebo (b) odmítnout poskytnout Vám své produkty či služby, pokud shledáme, že takový souhlas je k poskytnutí produktu či služby za daných podmínek nezbytný. V případě, že si přejete odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, obraťte se prosím písemně na e-mailovou adresu info@mimiconcept.cz prostřednictvím emailové adresy u nás registrované.

2.8. Zdroje osobních údajů

Osobní údaje klientů získáváme zejména: (a) od samotných klientů, a to přímo, např. při uzavírání smluv týkajících se poskytovaných produktů či služeb, anebo nepřímo, např. při využívání samotných produktů či služeb klienty či v rámci zpřístupňování informací o produktech a službách klientům (např. prostřednictvím webových stránek společnosti apod.); (b) z veřejně dostupných zdrojů (veřejné rejstříky, evidence či seznamy); (c) od potenciálních zájemců o produkty a služby naší společnosti v rámci marketingových akcí a kampaní; (d) z vlastní činnosti, a to zpracováváním a vyhodnocováním ostatních osobních údajů klientů.

2.9. Vaše další práva

Dle příslušných právních předpisů, zejména dle GDPR, Vám v souvislosti se zpracováním osobních údajů náleží také následující práva:

(a) na přístup k osobním údajům – máte právo získat informace o tom, zda jsou Vaše osobní údaje zpracovávány, obdržet jejich kopii a některé další informace, včetně účelu zpracování, kategorií příjemců, předpokládané doby uchovávání atd.;

(b) na opravu nepřesných a doplnění neúplných osobních údajů;

(c) na výmaz osobních údajů – máte právo požadovat, aby Vaše osobní údaje byly vymazány, a my tyto údaje vymažeme, pokud: (i) již osobní údaje nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány; (ii) odvoláte souhlas, na jehož základě byly osobní údaje zpracovávány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování; (iii) vznesete oprávněné námitky proti zpracování osobních údajů; (iv) osobní údaje byly zpracovávány protiprávně; (v) osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Evropské unie nebo České republiky; (vi) osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti na základě souhlasu, který udělilo dítě;

(d) na omezení zpracování osobních údajů, pokud: (i) popíráte přesnost osobních údajů a požadujete omezení zpracování po dobu ověřování přesnosti osobních údajů; (ii) jsou Vaše údaje zpracovávány protiprávně a namísto výmazu žádáte omezení zpracování osobních údajů; (iii) my již údaje nepotřebujeme pro účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu Vašich právních nároků; (iv) jste vznesli námitku proti zpracování, a tak bude toto zpracování omezeno, dokud nebude ověřeno, zda naše oprávněné zájmy převažují nad Vašimi oprávněnými zájmy;

(e) na přenositelnost údajů – získat osobní údaje, které se Vás týkají, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a předat je ke zpracování jinému správci, a to pouze pokud jsou Vaše údaje zpracovávány na základě Vašeho souhlasu nebo na základě uzavřené smlouvy a toto zpracování je zároveň prováděno automatizovanými prostředky;

(f) vznést námitku proti zpracování osobních údajů – námitce bude vyhověno, nebudou-li shledány oprávněné důvody pro zpracování, které převáží Váš zájem na ukončení zpracování;

(g) právo obrátit se se stížností na dozorový orgán, kterým je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

 

 

3. Elektronické komunikační prostředky a mobilní aplikace

Naše společnost v rámci péče o klienty rozvíjí technologie tak, abyste pro využívání našich produktů a služeb mohli využívat moderní elektronické komunikační prostředky a mobilní aplikace. Jde zejména o služby spojené s užíváním internetu, s užíváním sociálních sítí a různých mobilních aplikací.

3.1. Sociální sítě

Můžete nás také oslovit prostřednictvím různých sociálních sítí. Tyto komunikační kanály používáme hlavně jako marketingové nástroje, aktuálně přes ně nedochází k poskytování našich produktů a služeb.

3.2. Cookies

Při poskytování svých produktů a služeb využíváme také cookies, což jsou malé textové soubory, které se ukládají na počítač uživatele při prvním načtení webové stránky. Díky těmto souborům můžeme snadněji identifikovat způsob, jakým návštěvníci s obsahem našich webových stránek pracují. To nám pomáhá komunikovat vstřícněji s návštěvníky našich webových stránek, případně efektivněji zacílit náš marketing. Bližší informace o cookies najdete na našich webových stránkách v sekci Cookies Policy.

4. Závěrečná ustanovení

Naše společnost nejmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů.

Naše společnost je oprávněna jednostranně měnit tyto Zásady.

Tyto Zásady jsou platné a účinné ke dni 7. srpna. 2023. Znění Zásad je uveřejněno na webových stránkách naší společnosti.

Příloha č. 1 – Rozsah zpracovávaných osobních údajů

Identifikační údaje – zahrnují údaje, kterými jsou především jméno, příjmení, adresa trvalého pobytu, typ, číslo a platnost průkazu totožnosti; u klienta fyzické osoby – podnikatele také IČ a DIČ. Dalšími možnými identifikačními

údaji jsou například údaj o IP adrese užívaného počítače a soubory specifických autentizačních údajů, na jejichž použití se dohodneme.

Kontaktní údaje – jméno, příjmení, kontaktní adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa či jiné obdobné kontaktní údaje. Dalšími možnými identifikačními údaji jsou například údaj o IP adrese užívaného počítače a soubory specifických autentizačních údajů, na jejichž použití se dohodneme.

V případě, že vezmete podanou žádost o poskytnutí produktu či služby zpět, zpracujeme kromě údajů Vámi poskytnutých do doby zpětvzetí i datum zpětvzetí žádosti.

Údaje vznikající plněním závazků ze smluv - v závislosti na povaze poskytovaného produktu či služby zpracováváme údaje týkající se poskytovaného produktu či služby. V této kategorii dochází ke zpracování osobních údajů, jakými jsou například doba trvání smlouvy, doba platnosti záruky, sériové číslo zařízení.

Osobní údaje získané v souvislosti s poskytováním našich produktů či služeb - jedná se o osobní údaje získané při naší vzájemné interakci. Jde zejména o: (i) údaje, jež slouží k zajištění bezpečnosti komunikace, (ii) záznamy Vámi preferovaného jazyka pro komunikaci, o projeveném zájmu o produkt či službu nebo o Vašich specifických požadavcích, které nám byly sděleny, (iii) záznam o času nákupů.

Osobní údaje vzniklé naší činností - jde zejména o námi přidělená čísla klienta/produktu, data vytvořená vyhodnocením Vašeho transakčního chování anebo údajů poskytnutých z Vaší strany (například pro zjištění, zda byly naplněny podmínky pro uplatnění slevy z poplatku), vyhodnocení podané žádosti o produkt či službu nebo vyhodnocení potřebné pro naše rozhodnutí, zda Vám produkt anebo službu nabídneme či nikoliv.

 

Tyto všeobecné obchodní podmínky jsou platné od 01.08.2023